Project scope management adalah suatu kegiatan untuk meyakinkan bahwa semua kegiatan yang dilakukan telah mencakupi semua requirement yang telah didefinisikan, dan tidak terdapat kegiatan tambahan yang tidak berhubungan dengan requirement.
Scope pada dasarnya dapat mengacu pada dua pengertian : Product Scope dan Project Scope. Product Scope adalah fitur dan fungsi yang merupakan karakteristik dari produk atau layanan yang dihasilkan, Sedangkan Project Scope adalah Kegiatan yang dilakukan untuk menghasulkan produk atau layanan
Hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatan Project
Scope Management, yaitu :
·
Plan
Scope Management (Management perencanaan ruang lingkup), adalah
kegiatan untuk mendokumentasikan pendefinisian, proses validasi, dan
pengontrolan Proyek. Tujuannya adalah untuk memberikan arahan tentang cara
scope pengelolaan dalam proyek
·
Mengumpulkan
Requirement, adalah kegiatan untuk mengumpulkan kebutuhan dari
Stakeholder. Pada tahap ini, input yang diperlukan diantaranya : Scope
management plan, requirement management plan, stakeholder management plan,
Project Charter, dan Stakeholder Register. Input ini kemudian diproses dengan
beberapa cara seperti interview, analisis dokumen, dan membuat prototype. Output
yang diperoleh pada tahap ini adalah requirement documentation dan requirement
traceability matrix.
·
Mendefinisikan
Scope (ruang lingkup). Pada tahap ini, dilakukan pemilihan
requirement berdasarkan requirement yang telah dikumpulkan pada tahap
sebelumnya. Pada tahap ini, dibuat deskripsi lengkap tentang proyek dan produk,
atau layanan
·
Membuat
WBS (Work Breakdown Structure). Pada tahap ini, dilakukan pemecahan
pekerjaan agar lebih mudah dilakukan.
·
Memvalidasi
Scope. Proses validasi ini dilakukan berdasarkan Control Quality
yang ditinjau oleh Customer atau Sponsor.
·
Mengontol
Scope, adalah proses untuk memantau status dari suatu proyek dan
scope produk serta mengelola perubahan pada scope
Work Breakdown Structure (WBS) adalah
daftar kegiatan atau target dari ruang lingkup suatu proyek yang terorganisir
dan biasa dibuat dengan menggunakan project
management tools. Menurut (Satzinger, et al., 2012) ada dua pendekatan
umum untuk membuat WBS, yaitu berdasarkan tujuan proyek atau berdasarkan timeline proyek. Pendekatan pertama
dilakukan dengan mengidentifikasi seluruh tujuan yang harus diselesaikan sesuai
dengan iterasi yang telah dibuat. Kemudian WBS mengidentifikasi setiap tugas
yang diperlukan untuk membuat setiap tujuan. Sedangkan pendekatan yang kedua,
setiap tugas dikerjakan sesuai dengan urutan timeline dari aktifitas yang diperlukan untuk mencapai
tujuan akhir.
WBS menyediakan sebuah
struktur hirarki yang bertindak sebagai jembatan atau penghubung antara ruang
lingkup proyek dan rencana rinci proyek yang akan dibuat dengan menggunakan
sebuah software project
management. Salah satu software yang
biasa digunakan untuk membuat WBS yaitu Microsoft Project. WBS mengurai atau
membagi proyek ke dalam komponen lebih kecil dan lebih mudah diatur yang biasa
disebut work packages (Marchewka,
2015). Work package memberikan
dasar logis untuk mendefinisikan kegiatan proyek dan menugaskan sumber daya
yang dimiliki ke dalam setiap kegiatan tersebut jadi seluruh pekerjaan proyek
teridentifikasi.
Berikut adalah hal yang
perlu diingat ketika membuat sebuah Work
Breakdown Structure (WBS):
- The WBS
should support the project’s MOV
WBS harus mencakup
tugas atau kegiatan yang diizinkan untuk tujuan proyek yang dilaksanakan.
- The WBS
should be deliverable oriented
Fokus dari proyek harus
menghasilkan sesuatu, bukan hanya menyelesaikan sebuah kegiatan spesifik
tertentu.
- The
level of detail should support planning and control
WBS memberikan sebuah
jembatan antara ruang lingkup proyek dan rencana proyek, yaitu jadwal dan
anggaran.
- Developing
the WBS should involve the people who will be doing the work
Untuk memastikan bahwa
WBS telah sesuai dengan tingkat kerincian yang diinginkan adalah dengan
memastikan orang – orang yang memiliki pekerjaan tersebut telah terlibat dalam
pengerjaan proyek itu.
Milestone adalah suatu
bagian item pekerjaan yang dibuat seolah-olah menjadi temporary finish atau
selesai sementara atas sekelompok atau
serangkaian pekerjaan-pekerjaan yang menjadi bagian dari schedule besar. Item
pekerjaan yang dijadikan milestone haruslah item pekerjaan yang dianggap
menjadi bagian penting sebelum melanjutkan pekerjaan berikutnya atau
berpengaruh atas kelangsungan pekerjaan berikutnya. Contoh adalah pada suatu
pekerjaan gedung yang dimulai dari kelompok pekerjaan persiapan lahan, struktur
bawah, struktur atas, finishing dan M/E, lalu site development
Sebuah milestone yang
efektif, harus memenuhi kriteria:
- Specific, dalam arti ruang lingkupnya jelas.
- Measurable, dalam arti terukur, untuk menentukan apakah tahapan tersebut bisa dinyatakan selesai atau tidak selesai.
- Attainable, dalam arti dapat diselesaikan kurun waktu yang tersedia.
- Relevant, dalam arti terkait dengan ruang lingkup pekerjaan.
- Timely, dalam arti ditentukan tanggal awal dan tanggal akhir penyelesaian.
- Open, dalam arti terbuka mudah dipahami oleh berbagai pihak.
- Small, dalam arti tidak terlalu rumit.
- Assignable, dalam arti dapat ditentukan dengan mudah pihak atau bagian yang bertanggungjawab atas pencapaian milestone.
- Progressive, dalam arti pencapaian suatau milestone adalah awal dari pelaksanaan milestone berikutnya.
- Significant, dalam arti ruang lingkup milestone tidak terlalu kecil sehingga tidak terlalu banyak milestone yang harus dibuat.
Dari beberapa definisi tersebut di atas, maka milestone
dapat diartikan sebagai tahapan antara sebelum terwujudkan keseluruhan output
dari sebuah kontrak. Dalam istilah yang sudah ada, milestone tidak lain adalah
termjn atau tahapan pencapaian output. Pendekatan milestone/termijn dapat
dicontohkan sebagai berikut:
- Pengadaan Barang, dapat terdiri dari milestone: penerimaan barang di gudang dan pengujian.
- Pekerjaan Konstruksi bangunan gedung, dapat terdiri dari milestone Pekerjaan pemadatan tanah (dari kelompok persiapan lahan), Pekerjaan cor pile cap (dari pekerjaan struktur bawah), Pekerjaan cor lantai paling atas (dari kelompok pekerjaan struktur atas) dan seterusnya.
- Pekerjaan Konstruksi wujud fisik lain, dapat terdiri dari milestone: design detail/engineering, pekerjaan konstruksi fisik, pengujian dan sertifikasi.
Setelah bisa menentukan bagian pekerjaan, guna
pencantuman dalam SSKK, maka masing-masing bagian pekerjaan perlu dilengkapi
dengan:
- jangka waktu penyelesaian masing-masing milestone; dan
- prosentase nilai masing-masing milestone dibandingkan dengan nilai kontrak keseluruhan. prosesntasi nilai masing-masing milestone harus ditentukan dengan mengutamakan kepentingan PPK sebagai pemilik pekerjaan. Dalam arti apabila pekerjaan berhenti pada suatu milestone/termijn, PPK membayar lebih rendah dibandingkan prosentase prestasi pekerjaan yang tercapai.
Bagi yang sedang mempersiapkan kontrak untuk tahun depan,
menerapkan langkah sederhana tersebut di atas dapat memacu kinerja Penyedia
dalam menyelesaikan tugasnya sesuai jangka waktu yang ditentukan. Lebih dari itu, juga akan mengurangi potensi
sengketa antara PPK dengan Penyedia maupun potensi masalah saat audit kemudian
oleh aparat pengawasan.
Gantt Chart adalah sejenis grafik batang (Bar Chart) yang digunakan untuk menunjukan Tugas-tugas pada Proyek serta Jadwal dan waktu pelaksanaannya, seperti waktu dimulainya tugas tersebut dan juga batas waktu yang digunakan untuk menyelesaikan tugas yang bersangkutan. Orang atau Departemen yang ditugaskan untuk menyelesaikan Tugas dalam proyek juga harus dituliskan dalam Gantt Chart.
Beberapa sebutan lain untuk Gantt Chart diantaranya adalah Milestones Chart, Project Bar Chart dan juga activity chart. Gantt Chart yang dikembangkan oleh Henry Laurence Gantt pada tahun 1910 ini pada dasarnya adalah suatu gambaran atas perencanan, penjadwalan dan pemantauan (monitoring) kemajuan setiap kegiatan atau aktivitas pada suatu proyek.
Gantt Chart merupakan
salah satu alat yang sangat bermanfaat dalam merencanakan penjadwalan dan
memantau kegiatan pada suatu proyek,
mengkomunikasikan kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan dan juga
status pelaksanaannya. Dalam Gantt Chart juga dapat dilihat urutan kegiatan
ataupun tugas yang harus dilakukan berdasarkan prioritas waktu yang ditentukan.
Cara Membuat Gantt
Chart
Gantt Chart merupakan grafik yang sederhana, Cara membuatnya juga cukup mudah. Berikut ini adalah langkah-langkah dalam membuat Gantt Chart serta cara penggunaannya.
1. Mengidentifikasikan
Tugas
-Mengidentifikasikan Tugas yang perlu diselesaikan pada
Proyek
-Menentukan Milestone (bagian pekerjaan dari suatu tugas)
dengan menggunakan Brainstorming ataupun
Flow chart.
-Mengidentifikasikan waktu yang diperlukan dalam
menyelesaikan suatu tugas.
-Mengidentifikasikan urutan pekerjaan ataupun tugas yang
akan dikerjakan. Seperti Tugas
yang harus diselesaikan sebelum memulai suatu tugas yang baru ataupun tugas-tugas apa yang harus dilakukan
secara bersamaan (Simultan).
2. Menggambarkan Sumbu
Horizontal
Gambarkan sumbu
horizontal untuk waktu pelaksanaannya (dapat diletakan diatas atau dibawah
halaman). Tandai dengan skala waktu yang
sesuai (bisa dalam harian maupun mingguan).
3. Menuliskan Tugas
ataupun Bagian Pekerjaan
Tuliskan Tugas atau
bagian pekerjaan (milestone) yang akan dikerjakan berdasarkan urutan waktu pada
bagian kiri. Gambarkan Diagram Batang (Bar Graph) untuk menunjukan rentang
waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas yang bersangkutan. Gambarkan kotak
dari kiri dimana waktu Tugas tersebut dimulai sampai pada waktu tugas yang
bersangkutan berakhir. Jika diperlukan presentasi kepada Manajemen perusahaan,
gambarkan bentuk Intan (Diamond) pada tanggalnya. Gambarkan tepinya saja dan
kotak tersebut jangan diisi.
4. Melakukan
Pemeriksaan kembali
Lakukan pemeriksaan
kembali, apakah semua tugas atau bagian pekerjaan untuk Proyek tersebut sudah
tertulis semuanya ke dalam Gantt Chart.
Menggunakan Gantt Chart
- Saat Proyek sedang berlangsung,
isikan gambar Intan (Diamond) ataupun Grafik Batang pada Gantt Chart untuk
menunjukan bahwa tugas yang bersangkutan telah diselesaikan. Jika ada
tugas masih berlangsung (in progress), estimasikan kemajuan tugas yang
bersangkutan dan isikan grafik batang sesuai dengan kemajuan tersebut.
- Letakkan tanda vertical untuk
menunjukan sejauh mana Proyek ini sedang berlangsung.
Contoh Gantt Chart
Dari Gantt Chart diatas
dapat dilihat bahwa proyek telah berlangsung di minggu ke 6 (tanda panah
kuning). Semua tugas yang terdapat didalam Gantt Chart telah dikerjakan sesuai
dengan Jadwalnya.Gantt Chart ini merupakan salah satu alat (tools) untuk
melakukan perencanaan Proyek (Project Planning) dan juga sebagai alat untuk
memantau perkembangan proyek .
CPM atau Critical Path
Method adalah sebuah
konsep atau metode dalam project
management yang digunakan untuk mengidentifikasi tugas-tugas utama
dalam sebuah proyek sehingga kamu dapat menyelesaikannya secara maksimal tepat
pada waktunya.
Metode ini akan
sangat membantu project
manager dalam menganalisa, merencanakan dan menjadwalkan
proyek dengan lebih efisien. Pasalnya, dengan menerapkan proyek ini kamu bisa
menentukan:
- Daftar semua tugas yang diperlukan
untuk menyelesaikan proyek.
- Tugas mana yang paling kritis,
dalam artian paling berpengaruh terhadap total waktu yang dihabiskan dalam
proyek tersebut dan harus lebih diprioritaskan.
- Cara terbaik untuk menjadwalkan
semua tugas dalam proyek agar memenuhi target waktu minimal penyelesaian.
CPM
sendiri sebetulnya sudah ada sejak tahun 1940an, namun baru
populer sejak dikembangkan dan digunakan oleh Morgan R.Walker dari
persahaan DuPont dan James E.Kelly dari Remington Road untuk menangani hubungan
timbal balik dalam kegiatan yang dilakukan secara terpisah pada proyek yang
dijadwalkan.
Teknik ini juga pernah
digunakan oleh angkatan laut Amerika Serikat dalam Proyek Manhattan, sebuah
program petahanan rahasia Amerika di Perang Dunia II.
Metode Critical Path Method pada
akhirnya terus dikenal dan banyak digunakan dalam dalam perencanaan dan
pengelolaan proyek secara luas pada berbagai industri, seperti industri
pertahanan, dirgantara, konstruksi dan product
development.
Dalam perkembangannya
penerapan CPM memang tidak lagi persis dengan versi-versi sebelumnya, namun
pendekatan yang digunakan dalam metode ini masih sama.
Critical Path Method cocok digunakan pada
proyek-proyek yang terdiri dari beragam aktivitas atau tugas. Meski begitu,
terdapat kelebihan dan kekurangan dari metode yang satu ini.
Beberapa kelebihan
dari Critical
Path Method adalah:
- Membantu project manager memberikan waktu minimum untuk
menyelesaikan proyek.
- Membantu menetapkan jadwal dan
menyesuaikan sumber daya yang diperlukan.
- Membantu membuat prioritas tugas.
- Menghindari hilangnya fokus dalam
mengerjakan banyak tugas dalam proyek.
- Mendapat gambaran kegiatan
yang dapat berjalan paralel satu sama lain.
- Mengidentifikasi elemen paling
penting dalam proyek.
- Membantu menentukan cara mencapai
tujuan.
Sementara kekurangan
dari Critical Path Method adalah:
- Tidak terlalu efektif bila proyek
terlalu besar dan kompleks.
- Kurang cocok diterapkan bila banyak
improvisasi dalam proyek.
- Dalam beberapa proyek,
mengidentifikasi jalur mana yang paling kritis mungkin akan terasa
sulit.
- CPM diterapkan dengan asumsi bahwa
kamu mengetahui waktu pasti yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas dalam
proyek, namun dalam praktiknya kadang tidak semudah itu.
Tahapan dalam Critical Path
Method
Secara sederhana ada
beberapa tahapan dasar pada saat menerapkan Critical Path Method. Beberapa tahapan dalam CPM adalah:
1. Identifikasi tugas atau kegiatan
Ketahui ruang lingkup
dalam proyek yang hendak dikerjakan. Kamu dapat membagi struktur kerja ke dalam
daftar kegiatan.
Dengan membuat daftar
kerja kamu bisa melihat semua tugas dalam sebuah proyek sehingga membuatnya
lebih mudah dikelola dan diukur
2. Identifikasi urutan
Tahapan selanjutnya
dalam Critical
Path Method adalah mengidentifikasi
urutan dengan mempertimbangkan hubungan antar tugas dan aktivitas dalam proyek.
Pasalnya, dalam proyek
terkadang terdapat beberapa kegiatan yang bergantung pada penyelesaian kegiatan
lain sebelumnya. Dengan menentukan urutan tugas dengan tepat kamu bisa
menghindari kemungkinan penundaan yang terjadi di tengah-tengah
proyek.
3. Buat jaringan aktivitas
Setelah kamu mengetahui
tindakan mana saja yang bergantung satu sama lain, maka buatlah diagram
jaringan atau path analysis chart.
Kamu bisa menggunakan
tanda panah untuk menghubungkan aktivitas atau tugas yang satu dengan lainnya
berdasarkan ketergantungannya.
4. Tentukan waktu penyelesaian tugas
Buatlah perkiraan waktu
penyelesaian setiap tugas atau interval waktu dari masing-masing
tugas. Kamu dapat menghitungnya berdasarkan pengalaman masa lalu atau
perkiraan dari anggota tim kamu.
Dengan memperkirakan
berapa banyak waktu yang harus dihabiskan untuk setiap tindakan kamu bisa
menentukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan seluruh proyek.
5. Temukan critical
path atau jalur kritis
Setelah diagaram
jaringan sudah dibuat lengkap dengan perkiraan waktu dan hubungan antar tugas,
kamu bisa mengidentifikasi jalur kritis dalam proyek dengan
benar. Lihatlah diagram dan analisa jalur kritis dengan melihat jumlah
waktu yang dibutuhkan berdasarkan urutan terpanjang.
Kamu dapat membuat urutan
terpanjang pada jalur kritis atau critical path dengan menggunakan parameter
berikut ini:
- Early
start - waktu ketika semua tugas
sebelumnya diselesaikan
- Early
finish - waktu mulai terdekat dan waktu
yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas
- Late
finish - semua aktivitas yang diselesaikan tanpa
menunda deadline
- Late
start - Waktu berakhir terakhir dikurangi waktu
yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.
Lihat pula apakah kamu
memiliki critical path yang
bersaing, Jika iya, maka ada kemungkinan jalur kritis dapat berubah setelah
proyek dimulai sehingga perubahan jadwal pun semakin mungkin terjadi.
6. Perbarui perkembangan critical
path
Tahap terakhir dalam
CPM adalah memperbarui diagram jaringan setiap kali kamu menyelesaikan tugas
dengan waktu penyelesaian yang sebenarnya.
Dengan selalu
memperbarui diagram kamu bisa mengevaluasi apakah proyek kamu tepat waktu atau
kamu perlu melakukan penyesuaian lebih lanjut.
Itulah dia ulasan
mengenai Critical Path
Method yang kerap digunakan dalam project management.
Membuat gambaran
visualisasi seluk beluk proyek dengan Critical Path Method memang sekilas terlihat merepotkan.
Namun, dengan memanfaaatkan tools CPM
tentu hal ini tidak lagi jadi masalah.
Lagipula dengan
menerapkan Critical Path Method kamu
dan tim tidak hanya bisa memiliki pemahaman yang lebih baik tentang waktu yang
dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas dalam proyek, namun tim juga semakin
menyadari bahwa untuk mencapai kesuksesan proyek maka setiap bagian dalam tim
perlu bergantung satu sama lain.
Sumber :
https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-gantt-chart-cara-membuat-gantt-chart/
https://www.pengadaan.web.id/2018/10/pengertian-milestone-dalam-manajemen-proyek.html
https://sis.binus.ac.id/2017/05/05/13035/
